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Por que automatizar tarefas?

Por que automatizar tarefas?

Você gostaria de saber as vantagens de automatizar tarefas? Sim! Confira!

O que são tarefas?

Quando falamos em operações e gerenciamento de negócios, precisamos entender o conceito de cadeia de valor.

É basicamente o seguinte:

  • Para produzir um produto ou serviço, existe uma série de tarefas encadeadas que juntas e em ordem constroem esse produto ou serviço.
  • Cada uma dessas atividades individualmente vai agregando valor ao produto ou serviço.
  • E para seu negócio dar lucro, é preciso que a soma de valor que cada tarefa entrega ao seu produto ou serviço (pelo ângulo de percepção do cliente) seja maior que o custo efetivo que gera em sua empresa.

Confuso? É, fica mais fácil de entender com um exemplo:

Para fazer um bolo é preciso realizar uma série de tarefas: misturar os ingredientes, assar a massa, cortá-la ao meio, rechear, colocar a cobertura confeitada para enfeitar o bolo e, por que não? Uma cereja!

Se o consumidor olhar para seu bolo e achar que ele vale X e pagar isso por ele, é preciso que seus custos sejam menores que X.

Agora, imagine que você faça o mesmo bolo, mas sem a cereja. Às vezes, por causa deste pequeno detalhe, pode ser que ninguém queira comprar seu bolo. Isto é: o valor percebido pelo cliente quando você coloca uma cereja sobre o bolo é muito maior que o custo desta tarefa e da cereja.

O ideal é fazer com que todas as tarefas de sua cadeia produtiva, sua cadeia de valor, sejam como a cereja do bolo: com o menor custo possível, mas com grande percepção de valor pelo cliente.

E olha que legal: sabe qual é o tipo de tarefa que geralmente pode ter seu custo reduzido drasticamente? Tarefas repetitivas!

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O Poder da Ação

Como escolher e automatizar tarefas repetitivas

Vamos voltar ao nosso exemplo do bolo:

A primeira dica é a seguinte: cuidado ao automatizar tarefas que agregam valor percebido ao cliente. Às vezes, é melhor mantê-las manuais e ter certeza que são feitas com cuidado do que automatizar. O caso de nossa cereja é um desses. Deve ser bem difícil (ou pelo menos muito caro) bolar uma máquina só para pôr uma cereja no centro do bolo. Salvo engano, é melhor manter um confeiteiro fazendo isso.

Já a mistura de ingredientes não. É uma tarefa bem fácil de automatizar e, na verdade, é capaz de ficar até melhor uma máquina fazer isso sempre com as mesmas proporções, sem erros.

Viu a diferença?

Mas quando se fala em automatizar tarefas, na verdade, a maioria delas não envolve máquinas, mas softwares. É isso que vamos ver a seguir.

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Integrando aplicativos para automatizar tarefas repetitivas

Uma pessoa preenchendo uma planilha, um formulário ou tomando certas decisões, como enviar ou não um e-mail e que conteúdo colocar nele, nem sempre é a melhor solução. E os motivos são simples:

  • Estas tarefas são chatas e repetitivas, desmotivam.
  • As pessoas cometem erros.
  • As pessoas se esquecem.
  • As pessoas se atrasam.
  • Essas tarefas tomam um tempo precioso das pessoas.

Como resolver isso?

Em primeiro lugar, sua empresa já deve usar alguns aplicativos e ferramentas que facilitam sua vida. Por exemplo: uma planilha compartilhada na nuvem pelo Google Drive para fazer demonstrativos financeiros, ou um disparador de e-mail marketing, ou ainda um software de emissão de notas fiscais.

E se você opera um e-commerce, com certeza deve ter uma ferramenta de gestão de pagamentos online.

Mas, apesar de todos esses aplicativos à sua disposição, ainda existe muito trabalho manual e repetitivo para ser feito.

Toda vez que um pagamento é confirmado pelo seu sistema de recebimento, vamos imaginar, um de seus funcionários poderia ter que fazer 3 tarefas:

  1. Acrescentar esse valor na receita de sua planilha de demonstrativo financeiro.
  2. Emitir uma nota fiscal no sistema.
  3. Enviar um e-mail de agradecimento ao cliente.

Vamos dizer que seu funcionário leva 5 minutos para cada tarefa. Se seu e-commerce fizer apenas 10 vendas em um dia, esse seu funcionário perderá 150 minutos, isto é, nada menos que duas horas e meia nestas tarefas repetitivas e que não agregam nenhum valor ao seu produto ou serviço!

Já pensou salvar este tempo do seu funcionário para ele poder trabalhar em algo bem mais produtivo e ainda conseguir que estas tarefas sejam feitas com muito mais velocidade e assertividade?

É fácil, basta automatizar tarefas repetitivas integrando os aplicativos que você já usa. E é isso que a Pluga pode oferecer para sua empresa, veja estes exemplos:

  • A cada pagamento confirmado em sua ferramenta de gestão de recebimentos, uma linha com o valor do pagamento é acrescentada em sua planilha no Google Drive.
  • A cada pagamento confirmado em sua ferramenta de gestão de pagamentos, uma nota fiscal é gerada pelo seu aplicativo de emissão de Nfe.
  • A cada pagamento confirmado em sua ferramenta de gestão de pagamentos, um e-mail de agradecimento é enviado por seu disparador de e-mail marketing.

Viu como é útil automatizar tarefas repetitivas?