Jundiai - SP

O que é automatização de processos?

O que é automatização de processos?

Você gostaria de saber o que é automatização de processos e seus benefícios? Sim! Confira!

O que é?

Gestores precisam ter em mente a importância de manter a maior parte da carga operacional automatizada dos processos de compras. A automatização de processos consiste em transformar etapas que eram realizadas de maneira estritamente manual em procedimentos que contam com a ajuda de tecnologia. A automatização não serve para substituir a atividade humana, mas para otimizar recursos e facilitar o trabalho dos profissionais de uma maneira geral.

Fundamenta-se, por exemplo, na coleta, análise e armazenamento de dados, assim como na execução de determinadas tarefas produtivas e na facilitação de tomadas de decisão. Para tanto, são utilizadas soluções de tecnologia que permitem à empresa reduzir os custos de operação.

No setor de Compras, a automatização de processos também pode estar presente, assim como em muitas outras áreas. Além de conhecer os benefícios dessa tecnologia, é fundamental entender como realizar essa mudança.

Veja a seguir tudo o que você precisa saber para incluir a automatização de processos no seu negócio!

Leia também:    

Saúde mental, como encontrar o equilíbrio?    

O que é o Coaching e quais os benefícios que ele pode proporcionar?    

O Poder da Ação

Benefícios:

Aumento da produtividade

Com os processos automatizados, reduz-se consideravelmente o tempo necessário para que uma tarefa seja realizada. Ainda no caso de um setor de compras, como no caso das cotações que ficam muito mais ágeis com os dados centralizados e o envio eletrônico de requisição. Isso garante que seja necessário menos tempo pesquisando por fornecedores e inserindo informações na plataforma.

A automatização é especialmente benéfica, pois oferece um aumento considerável da produtividade do profissional de compras. Com a gestão de pedidos online, é possível controlar o envio e o recebimento dos pedidos aos fornecedores. Eventualmente, isso pode significar uma maior lucratividade para a empresa.

Redução dos custos

Inclusive, o aumento nos lucros também está diretamente relacionado à redução de custos que processo de automatização oferece. É possível, por exemplo, diminuir a quantidade de pessoas trabalhando sobre um processo, designando outros profissionais para atividades mais estratégicas.

A diminuição de tempo necessário para executar o processo também reduz o uso de recursos. Com a automatização, o processo de compras, por exemplo, se torna mais rápido e, com isso, mais barato e mais lucrativo para o negócio.

A redução de custos no setor de compras, inclusive, diz respeito ao fato de que ele garante ser possível encontrar melhores condições de compra, diminuindo os gastos associados a todo esse processo.

Maior confiabilidade de dados

Quanto mais manual é um processo, maior é a dificuldade que existe em garantir que as informações sejam corretas e seguras. Para quem é responsável pela cadeia de suprimentos, ter dados estritamente manuais pode significar contatos desatualizados, preços defasados e, com isso, perda de boas oportunidades de compra.

Já com a automatização, há mais garantias de que todos os parâmetros estejam dentro do esperado. Além disso, diminui o número de erros, o que também diminui a necessidade de retrabalho, favorecendo a eficácia dos profissionais.

Padronização de processos

Quanto mais automatizado é um processo, menores tendem a ser os desvios em relação à operação. É exatamente isso que garante ao negócio maior produtividade e que colabora para a melhoria dos resultados em geral.

Um dos benefícios da automatização é justamente a possibilidade de padronização, onde determinados processos acontecem da mesma maneira e de forma contínua. Com isso, garante tanto a qualidade quanto o controle, de modo a fazer com que seja possível que a gestão tenha completa visibilidade sobre o processo em questão.

Além do mais, essa é uma característica que colabora para que a empresa tenha rotinas repetíveis e escaláveis, sendo mais fácil repetir resultados considerados positivos. No setor de compras, por exemplo, torna mais fácil a identificação de novas oportunidades tão vantajosas quanto as anteriores, colaborando para que as aquisições sejam mais assertivas e garantam a qualidade necessária do produto ou serviço desejado.

Centralização de informações e de controle

O uso de recursos para automatizar processos normalmente garante que as informações coletadas sobre as compras permaneçam centralizadas, permitindo que a gestão acompanhe em tempo real a evolução de um determinado processo.